Buchhaltung im
Onlinehandel: So
automatisierst du alles
Buchhaltung ist für die meisten Onlinehändler das unbeliebteste Thema. Hunderte Transaktionen pro Tag, mehrere Verkaufskanäle, Gebühren, Retouren, EU-Verkäufe – das manuell zu verbuchen ist ein Vollzeitjob. Muss es aber nicht sein. In diesem Guide zeigen wir dir, wie moderne E-Commerce Buchhaltung funktioniert – automatisiert, DATEV-konform und GoBD-sicher.
Warum Onlinehandel-Buchhaltung anders ist
Wer online verkauft, hat andere Anforderungen als ein lokaler Einzelhändler. Diese vier Punkte machen die Buchhaltung im E-Commerce so komplex.
Hunderte Transaktionen pro Tag
Ein erfolgreicher Amazon-Seller hat leicht 50–500 Bestellungen pro Tag. Jede Bestellung erzeugt mehrere Buchungssätze: Erlös, Umsatzsteuer, Marktplatz-Gebühr, ggf. FBA-Lagergebühr, Versandkosten. Bei 100 Bestellungen pro Tag sind das 500+ Buchungen – pro Tag.
Mehrere Verkaufskanäle, ein Buchungskonto
Viele Händler verkaufen gleichzeitig auf Amazon, eBay, im eigenen Shop und vielleicht noch auf Etsy oder Kaufland. Jeder Kanal hat eigene Abrechnungen, eigene Gebührenstrukturen und eigene Auszahlungszyklen. All das muss in einer einzigen Buchführung zusammenlaufen.
Gebühren, Retouren, Gutschriften
Amazon zieht Gebühren automatisch ab, Kunden erhalten Teilerstattungen, Marketplace-Abrechnungen kommen zweiwöchentlich. Jeder dieser Vorgänge muss korrekt verbucht werden. Eine vergessene Retoure verfälscht deinen Gewinn.
EU-Verkäufe und unterschiedliche Steuersätze
Verkaufst du in andere EU-Länder, gelten dort andere Umsatzsteuersätze. Frankreich: 20%. Niederlande: 21%. Polen: 23%. Jeder Verkauf muss mit dem korrekten Steuersatz des Empfängerlandes verbucht werden.
Die 3 Stufen der E-Commerce Buchhaltung
Wo stehst du gerade – und wo willst du hin?
Manuell (Excel, Pendelordner)
Du exportierst CSV-Dateien aus deinen Marktplätzen, überträgst Zahlen in Excel und schickst alles per Mail an den Steuerberater. Fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht skalierbar.
Teilautomatisiert (Software + CSV)
Du nutzt eine Buchhaltungssoftware und importierst regelmäßig CSV-Dateien. Besser als manuell, aber immer noch lückenhaft: Die Zuordnung bleibt oft manuell.
Vollautomatisiert (Direkte Anbindung + KI)
Deine Shopsysteme sind direkt mit der Buchhaltung verbunden. Transaktionen werden in Echtzeit importiert, die KI verbucht automatisch. Das ist der count.-Ansatz.
Welche Software brauchst du?
Die richtige Kombination aus Shopsystem, Middleware und Buchhaltungssoftware macht den Unterschied.
Shopsystem-Anbindungen
Amazon Seller Central, eBay, Shopify, WooCommerce, JTL-Shop, Shopware, Etsy, Kaufland oder Otto. Bei count. binden wir alle gängigen Systeme direkt an.
Middleware (Billbee, Plentymarkets, Xentral)
Wenn du auf mehreren Kanälen verkaufst, ist eine Middleware fast Pflicht. Sie konsolidiert alle Bestellungen, Rechnungen und Versanddaten an einem Ort.
Buchhaltungssoftware (DATEV, lexoffice, sevDesk)
Für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater führt in Deutschland kaum ein Weg an DATEV vorbei. Bei count. arbeiten wir mit DATEV als zentralem System.
Belegmanagement
Belege müssen erfasst, zugeordnet und archiviert werden. Bei count. läuft das Belegmanagement über unsere App – Beleg fotografieren, zuordnen, fertig.
Amazon FBA Buchhaltung im Detail
Amazon FBA ist der beliebteste Fulfillment-Kanal – und buchhaltungstechnisch der komplexeste.
Seller Central Berichte verstehen
Amazon stellt verschiedene Berichte bereit: Zahlungsbericht, Umsatzsteuerbericht, FBA-Bestandsbericht. Für die Buchhaltung brauchst du den Transaktionsbericht.
FBA-Gebühren korrekt verbuchen
Amazon FBA-Gebühren bestehen aus: Vermittlungsgebühr (meist 15%), FBA-Versandgebühr, Lagergebühr, ggf. Werbungskosten (PPC). Jede Gebührenart muss auf das richtige Konto gebucht werden.
Pan-EU und Warenlager-Problematik
Nutzt du Amazon PAN-EU, lagert Amazon deine Waren in bis zu 7 Ländern. Du brauchst in jedem Lagerland eine Umsatzsteuer-Registrierung.
Verfahrensdokumentation (GoBD-Pflicht)
Ohne Verfahrensdokumentation riskierst du bei einer Betriebsprüfung die Verwerfung deiner Buchführung.
Was muss dokumentiert werden?
Alle steuerrelevanten Prozesse: Wie kommen Bestellungen rein? Wie werden Rechnungen erstellt? Wie werden Zahlungen erfasst? Welche Software nutzt du?
Wer erstellt die Verfahrensdokumentation?
Bei count. erstellen wir die Verfahrensdokumentation für dich, abgestimmt auf dein konkretes Setup.
So funktioniert die Buchhaltung mit count.
In drei Schritten von manueller Buchhaltung zu Vollautomatisierung.
Systeme anbinden
Wir verbinden deine Verkaufskanäle, Zahlungsanbieter und dein Bankkonto mit unserer Buchhaltung. In wenigen Tagen erledigt.
KI verbucht automatisch
Ab jetzt laufen alle Transaktionen automatisch ein. Unsere KI erkennt Belege, ordnet Geschäftsvorfälle zu und erstellt die Buchungen.
Echtzeit-BWA abrufen
Statt auf die BWA vom letzten Quartal zu warten, siehst du deine Zahlen in Echtzeit. Umsatz, Kosten, Gewinn – immer aktuell.
Häufige Fragen
Alles, was du über Buchhaltung im Onlinehandel wissen musst.
Was kostet die Buchhaltung für meinen Onlineshop?
Kann ich meine bestehende Buchhaltungssoftware behalten?
Wie lange dauert die Umstellung?
Muss ich trotzdem noch Belege sammeln?
Ist die automatisierte Buchhaltung GoBD-konform?
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt?
Wichtiger Hinweis
Die Informationen auf dieser Seite dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine individuelle steuerliche Beratung. Buchhaltungsanforderungen variieren je nach Rechtsform, Umsatz und Geschäftsmodell. Jede Unternehmenssituation ist anders – pauschale Aussagen können im Einzelfall zu kurz greifen.
Sprich mit einem spezialisierten Steuerberater, bevor du wichtige steuerliche Entscheidungen triffst.
Bereit für automatisierte Buchhaltung?
Schluss mit CSV-Exporten und Pendelordnern. Lass deine Buchhaltung automatisch laufen – wir kümmern uns um den Rest.